Fuhrparkkosten machen einen erheblichen Anteil an den Gesamtkosten eines Transport- oder Logistikunternehmens aus. Umso wichtiger ist es, diese Kosten genau im Blick zu behalten und Einsparpotential zu erkennen. Ein gezieltes Fuhrparkmanagement ist daher für Unternehmen unverzichtbar. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie wichtig die Rolle eines Fuhrparkmanagers ist, um Kosten einzusparen und die Rentabilität Ihres Unternehmens zu steigern.
Koordinieren, optimieren und Kosten senken – das sind die wesentlichen Bausteine erfolgreichen Fuhrparkmanagements. Nur wenn alle Fahrzeuge im Fuhrpark optimal ausgelastet sind und ihr Einsatz zielgerichtet koordiniert wird, kann das Transportunternehmen langfristig erfolgreich sein. Mittelständische Betriebe managen Fuhrparkeinkauf und –verwaltung häufig in verschiedenen Abteilungen. Teilweise kümmert sich sogar der Inhaber selbst um diese Aufgaben. Dadurch entsteht oftmals Zeitnot, die verhindert, Optimierungspotentiale zu erkennen und umzusetzen.
Im besten Fall übernimmt diese Aufgaben ein Fuhrparkmanager. Dieser verantwortet das gesamte Flottenmanagement eines Unternehmens. Er trägt dafür Sorge, dass die Fahrzeuge des Fuhrparks jederzeit einsatzbereit sind und effizient eingesetzt werden.
Die wichtigsten Aufgaben des Fuhrparkmanagers
Ein Großteil des Aufgabenbereichs eines Fuhrparkmanagers besteht aus Verwaltungstätigkeiten, wie der Überwachung der bestehenden Verträge (z.B. Leasing- oder Kaufverträge aber auch Versicherungen) oder der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z.B. Sicherheitsausstattung, Lenk- und Ruhezeiten, Fahrzeugprüfung).
Eine der wichtigsten Aufgaben des Fuhrparkmanagers aber ist die Einsatzplanung. Im Rahmen einer Tourenplanung koordiniert er die genaue Wegstrecke, die jedes Fahrzeug zurücklegt und kümmert sich darum, dass das passende Fahrzeug mit dem entsprechenden Fahrer zur richtigen Zeit einsatzbereit ist. Auch das Controlling gehört zu den wesentlichen Aufgabenbereichen eines Fuhrparkmanagers. Darunter fallen insbesondere das Kostenmanagement und die Prozessoptimierung. Welche Verbesserungen können in der Fuhrparkverwaltung vorgenommen werden, damit Prozesse noch besser ablaufen können? Wo lassen sich Zeit und Kosten einsparen?
Aber auch nachhaltiges Handeln wird für Transport- und Logistikunternehmen immer wichtiger. Nicht zuletzt, weil der ressourcenschonende Einsatz, etwa von Kraftstoffen, Kosten einspart. Damit die Fahrzeuge effektiv eingesetzt werden können, müssen diese zu jeder Zeit in einem einwandfreien Zustand sein. Der Fuhrparkmanager trägt hierfür die Verantwortung: Er bestellt rechtzeitig Ersatz- und Verschleißteile, koordiniert Reparaturen, hält Kontakt zu Werkstätten und kümmert sich um den Reifenwechsel der Fahrzeuge.
Aus sicherheitstechnischen und finanziellen Gründen müssen alte Fahrzeuge nach einer gewissen Laufzeit durch neue ersetzt werden. Der Leiter des Flottenmanagements erstellt daraufhin ein Anforderungsprofil, holt Angebote von Fahrzeugherstellern und Finanzierungen ein, vergleicht Preise und Leistungen und wählt ein passendes Nutzfahrzeug aus.
Ob Busunternehmen oder Spedition, rund um einen Fuhrpark fallen also eine Vielzahl von Aufgaben und Pflichten an. Ein professionelles und effizientes Fuhrparkmangement ist daher besonders wichtig um Zeit und Kosten zu sparen.
Tipps für effizientes Fuhrparkmanagement
#1 Finanzierung durch Leasing prüfen
Bei der Finanzierung von Nutzfahrzeugen ziehen immer mehr Unternehmen Leasing in Betracht. Der Vorteil: Die Ratenzahlung erfolgt während der Nutzung des Objektes. In der Regel zahlen Sie die Leasingrate aus den mit dem Objekt erwirtschafteten Erträgen.
Positive Auswirkungen hat dies auch auf die Liquidität des Unternehmens, denn Abschreibungen fallen weg, zugleich können Sie die Leasingraten steuerlich absetzen.
Für manche Unternehmen nehmen lohnt sich ein sogenanntes „sale-and-lease back“, bei dem eine Leasinggesellschaft die komplette Fahrzeugflotte kauft und an den Verkäufer zurück least. Das Unternehmen erhält auf diese Weise liquide Mittel und nutzt zugleich die steuerlichen Vorteile beim Absetzen der Leasingraten.
#2 Von Tankkarten und Serviceangeboten profitieren
Durch den Einsatz von Tankkarten können die Kilometerstände und Kraftstoffverbräuche exakt festgehalten und dokumentiert werden. Zudem lassen sich mit einigen Tankkarten Dieselabrechnung sowie Tunnel-, Brücken-, Straßenbenutzungsgebühren und Mautkosten bargeldlos bezahlen. Im besten Fall gibt es sogar vergünstigte Dieselpreise.
In der Regel stellen Tankkarten, aber auch Serviceangebote, wie vorverhandelte Konditionen für Reifen, Schmierstoff oder Ersatzteile, eine wichtige Konstante im Fuhrpark dar, denn sie sorgen für Transparenz und lösen die Zettelwirtschaft mit zahlreichen Belegen und Quittungen ab. Dies spart neben Zeit und Geld auch noch einiges an Papierkram.
#3 Chancen der Digitalisierung nutzen
Papierstapel waren gestern: Smarte Online-Tools werden inzwischen immer häufiger im Fuhrparkmanagement eingesetzt – sowohl bei großen als auch kleinen Unternehmen. So lassen sich zum Beispiel Kenngrößen wie Kraftstoffverbrauch, Kilometerstand und CO2-Ausstoß mit wenigen Klicks erfassen und aufbereiten. Auch die Ladung einzelner Fahrzeuge kann überwacht werden und in wenigen Schritten sind wichtige Kostenauswertungen gemacht. Darüber hinaus bieten spezielle Fuhrparkmanagement-Softwares ganzheitliche Planungs-, Verwaltungs- und Analysetools, die die Arbeit des Fuhrparkmanagers vereinfachen und wichtige Informationen zu strategischen Entscheidungen liefern. Auch mit der zunehmenden Integration von Telematik in Fahrzeugen wird dieser Bereich in den kommenden Jahren immer weiter an Bedeutung gewinnen.